5 טיפים איך לעשות מצגות עם מספרים


מציגים בפני לקוחות פוטנציאליים או מנהלים בכירים? מספרים יכולים לעזור לכם ליצור אמינות. הם גם יכולים לעזור לכם לשכנע אותם. אבל אם אתם לא מציגים את הנתונים שלכם בצורה שקלה להבנה, אתם עלולים לבלבל את הקהל ולהפוך את המצגת שלכם לסיוט גם עבורם וגם עבורכם.


הנה כמה עקרונות בסיסיים שיעזרו לכם להציג נתונים ומספרים בצורה אפקטיבית.


1. תנו הקשר ופרשנות למספרים


אז אתם נדרשים לעשות מצגת שכוללת הצגת נתונים מספריים. אל תציגו לאנשים את הנתונים הגולמיים שלכם. תנו לנספרים הקשר ותלוו אותם בפרשנות שלכם:

- מה הניתוח שלכם למספרים האלה?

- מה אתם מבינים מהנתונים?

- על מה הם מצביעים?

- איך המספרים האלה בהשוואה למה שקורה בענף הזה במקומות אחרים?

תזכרו שאתם אוספים ומציגים את הנתונים כדי להגיע לתובנות מסוימות. מה התובנות שלכם לגבי המספרים שאתם רוצים להציג לקהל?


גרוע: הרווח הנקי הסתכם ב- 2 מיליון שקל ברבעון השני של 2021. הרווחים היו גבוהים ב-15 אחוזים לעומת הרבעון הראשון.


יותר טוב: הרווח הנקי הסתכם ב-2 מיליון שקל ברבעון השני של 2021. זהו המספר הגבוה ביותר מזה שנתיים. הרווחים היו גבוהים ב-15 אחוזים מאשר ברבעון הראשון. הגידול ברווח הנקי נובע משני גורמים עיקריים: עלויות חומרי גלם נמוכות יותר ורווחים גבוהים יותר מהלקוחות החדשים שלנו בדרום אמריקה. למרות שאנו מרוצים מהתוצאות, אנו עדיין מתחת לנתח השוק של המתחרים שלנו.



2. תחליפו חלק מהמספרים במילים.

קשה לקלוט ולזכור מספרים. הרבה יותר קל להבין ולזכור מילים. במקום לציין תמיד אחוזים, תשתמשו מדי פעם במילים.


לדוגמה, במקום לומר "30 אחוז מעובדי החברה", תגידו: "כל עובד שלישי בחברה שלנו".



3. תעגלו את המספרים שלכם

יש לכם המון נתונים מספריים שאתם צריכים להציג? תחלקו לאנשים מסמך עם נתונים מדויקים ותפנו אותם אליו כדי לראות אותם. בו בזמן בהצגה שבעל פה תעגלו את המספרים המדויקים למספרים שקל יותר לקלוט.


לדוגמה, במקום להגיד "477.530" תגידו: "בערך חצי מיליון" ותוסיפו: "את המספר המדויק אתם יכולים לראות במסמך שחילקתי לכם".


יש אנשים, במיוחד מנהלים בכירים ואנשים מתחומים טכניים, שאוהבים לעשות חשבון מהיר על המקום תוך כדי ההצגה. תקלו עליהם לעשות זאת על ידי עיגול המספרים שאתם מציגים.



4. תעגנו את המספרים במציאות מוכרת.


תעזרו לקהל שלכם להבין את המספרים על ידי הפיכת הבלתי מוכר למוכר, המופשט לקונקרטי.


לדוגמה, אתם רוצים להגיד ששלושה מיליון אנשים עזבו את אוקראינה מאז פרוץ המלחמה.

כדי להמשיג את המספר ולעזור לאנשים להבין את משמעותו, אתם יכולים להגיד: "זה כאילו כל גוש דן, ירושלים, חיפה ובאר שבע התרוקנו לגמרי מהתושבים".


קשה לתפוס את המספר כמו 3 מיליון, הרבה יותר קל לדמיין את הערים שמוכרות לכולנו עומדות ריקות מאדם. על ידי השוואה בין הבלתי מוכר למוכר, אתם עוזרים לאנשים להבין את המשמעות של המספרים שאתם מביאים להם.


ניתן לעשות זאת עם מרחקים, זמן, מקומות, חפצים וכו'.



5. ספרו סיפור שיעזור להחיות את המספרים.

נקודה אחרונה אך חשוב

ה ביותר לגבי הצגת המספרים קשורה לסטוריטלינג. נתונים יבשים בדרך כלל לא מעוררים השראה. תזכירו את זה לעצמכם כשאתם רוצים לשכנע אנשים במסקנות שלכם. אם אתם רוצים לשכנע, אתם חייבים לספר סיפור.


לדוגמה, נניח אתם רוצים לשכנע שכדאי להשקיע בלקוחות וותיקים ולא רק להתרכז בחיפוש לקוחות חדשים. נניח שהכנתם אפילו נתונים סטטיסטיים שתומכים בכך. על מנת להדגיש את המסר הזה כדאי לספר סיפור על לקוח וותיק אחד וכמה נאמנותו לחברה שלכם הכניסה או/ו חסכה כסף לחברה. תנו ללקוח הזה שם וספרו את הסיפור שלו. כדאי גם להוסיף כמה מילים של האדם עצמו כדי להמחיש את המסר.


קחו, לדוגמה, מהדורת חדשות ותשוו את הרושם שעושה עליכם הצגת נתוני ההבטלה בישראל, לעומת סיפור של אדם אחד שאיבד את העבודה שלו. מה יותר חזק?


לכן, בנקודות שחשוב לכם לשכנע, כדאי לעצור לרגע ובנוסף להצגת הנתונים, להמחיש את משמעות המספרים שלכם על ידי סיפור של אדם/מקום/דבר אחד שמייצג את הכלל.


אז עכשיו שאלה אליכם: "כיצד תשנו את ההצגה הבאה כדי להציג את הנתונים שלכם בצורה בהירה ומשכנעת יותר?"